電話やメールに加え、メッセンジャーアプリ（メッセージツール）やチャットでも連絡を取るようになった現在。相手との関係性などによって連絡手段を使い分けるようになりました。例えば、親しい相手に送るとき、内容が軽いとき、返信がすぐに欲しいときなどはメッセージツールやチャットで連絡を取るといった具合です。

一方、連絡手段が増えたことで確認漏れや返信忘れが多くなりました。特にメールは、メッセンジャーアプリやチャットのように即時性がないため、後で返信するつもりだったのに忘れてしまい、しばらくして相手から「返信が来ません……」と催促を受けてしまうことがあります。リモートワーク（テレワーク）中の場合、メール数が増える、オフィスとPC環境が異なるなどの理由から確認漏れなどが余計に増えているかもしれません。

そこで本記事では、催促を受けたとき、相手を不快にさせない返信の書き方を文例付きで紹介します。ChatGPTなどAIでメールの返信を作成する人も増えてきているかもしれませんが、その場合も、この記事の内容がChatGPTへのプロンプト（指示）の参考にしていただけるかと思います。

なお、相手にやんわりと催促したい、メールの再送をお願いしたいなど、こちらが相手に失礼のないように催促メールを送る場合は、次の記事を参考にしてください。

１　催促メールへの返信で注意すべきこと

1）相手からの催促メールに気付く

大切なのは、相手の催促に気付くことです。相手も催促メールを送ることに申し訳ないと感じているので、ストレートな表現を避け、“やんわり”とした内容の文面を送ってきます。中には遠回し過ぎて、結局、何が言いたいのかがよく分からないメールもあります。

このようなメールに遭遇したとき、実は「早く返信をください」という催促メールをもらっている可能性があります。分かりにくいメールを送ってきた相手にもある程度の責任がありますが、こちらが間違えた対応をすると、事態がさらに悪化してしまうので注意しましょう。

メールに次のようなフレーズが含まれている場合は、「催促メールかもしれない」というセンサーを働かせて、対応しましょう。

先日ご依頼した資料の件で、急ぎ確認したいことがあり、ご連絡致しました。
本日13時までに頂戴する予定のメールがまだ届いていないようです。
ご多用中に恐縮ですが、ご対応のほど、何卒宜しくお願い致します。
何らかのご事情で遅れているようでしたら、その旨、ご連絡いただきたく存じます。

2）返信前に「送信済みトレイ」などを確認する

催促されているということが分かっても、こちらとしては「その件は、すでに返信したのに！」と思うことがあります。しかし、送信済みだと勘違いしていて、実は「下書きトレイ」に入ったままだったり、システム障害などで相手に到着していなかったりする恐れがあります。

「返信してますよ！」と伝えたいところですが、その前に次のような問題がないかを確認しましょう。

3）「未返信」の場合は簡潔に理由を説明する

何らかの理由ですぐに返信ができていなかった場合は、すぐに謝罪すべきです。とはいえ、こちらのミスで迷惑を掛けたことを悪く思うあまり、謝罪の言葉を書き連ねないように注意しましょう。

相手が一番に求めているのは、返信（こちらのアクション）です。長い謝罪文は言い訳がましい上に、それを読む相手の負担にもなります。謝罪は簡潔にまとめ、いつまでに、何ができるのかを相手に伝えましょう。

２　催促メールへの返信の書き方と便利なフレーズ

催促メールへの返信の基本的な構成は、通常のメールと同様に「挨拶」「前置き・本題」「フォロー・結び」となります。この構成に沿って、返信する際に使えるフレーズを紹介します。

1）挨拶

基本は、丁寧に接することと、相手の催促メールの要件を理解していることを明確にすることです。

いつもお世話になっております。株式会社○○の△△（氏名）です。
ご連絡いただいた件、お待たせしてしまい申し訳ございません。

2）前置き・本題

前置き・本題では、こちらから返信している場合と、こちらのミスで返信していない場合によって書き分けます。

こちらから返信している場合、前置きでは「自分のミスや勘違いである可能性を認識しています」というニュアンスを含め、低姿勢を崩さないようにします。

本題は、前置きに続けるかたちで、「いつ返信をしたか」を伝えて、相手に確認を促します。具体的には次の通りです。

こちらのミスで返信していない場合、前置きで謝罪します。謝罪のトーンは、相手に掛けた迷惑の度合いによって使い分けます。程度が軽いほうから順に、「失礼致しました」「申し訳ございません」「陳謝致します」などとなります。

また、本題はこちらからどのようなアクションを取るのかを記載します。なお、相手からの提案を断る場合などは、その旨をしっかりと伝えながらも、今後の関係性を考慮し、丁寧な回答をするように心掛けます。具体的には次の通りです。

3）フォロー・結び

フォロー・結びでは、相手に確認を促す場合は、「確認の手間を取ってもらって申し訳ないが、対応をお願いします」というニュアンスを伝えます。具体的には次の通りです。

また、こちらから再度返信する場合や断る場合は、「もう少し時間をください」「今回は見送ります」というニュアンスを伝えます。いずれの場合も、丁寧な表現とし、かつ後ろ向きな言葉は避けるようにします。具体的には次の通りです。

３　返信を催促されないように、日ごろから対策をしておこう

催促されてしまったときは、慌てず冷静に対応します。相手との関係性などを考慮して、電話で一報を入れて、状況の確認や謝罪をしたほうがよい場合もあります。

また、日ごろから心掛けておきたいのが、「催促されないように対策をしておくこと」です。「CCに自分以外の同僚を含めておく」「毎日就業前に、送信済みトレイをさっと見て、大切なメールの送り忘れがないかを確認する」などが考えられます。

この他に「すぐに回答できない場合は、メールを受領した旨と、いつまでに回答するかを記載して返信する」などを徹底しておけば、相手やCCに含めている同僚が、いつもと違って返信がないことに気付き、期日を過ぎてから催促されるといったことを防げるかもしれません。
　リモートワーク中などの場合は、相手にその旨を伝えておくことや、急ぎの場合は携帯電話に連絡をもらうよう、メールの署名欄に携帯電話の連絡先を追記しておくなどしてもよいでしょう。

自分なりに工夫して、「勘違いで返信が送れていない」「うっかり返信を忘れていた」といったことがないよう、日ごろから対策をしておきましょう。

また、こちらが催促をする場合は、【文例付き】上から目線にならない催促メールのマナーを参考にしてください。

４　（参考）メール送受信の仕組みを押さえておこう

普段どうやってメールが送られているのか意識することはありませんが、メール送受信の基本的な仕組みが分かっていれば、「送ったはずのメールが届いていないかもしれない」ときにも慌てふためいたり、何がどうなっているのか分からず悩んだりすることなく対応できます。実際には瞬時に行われていますが、メールは次の①～④の順で送信されます。

①送信者がメールソフトなどでメールを送信すると、送信側のメールサーバに届く
②送信側のメールサーバはDNSサーバに宛先を照会し、DNSサーバが当該宛先のIPアドレスを返す
③送信側のメールサーバが受信側のメールサーバへメールを送信する
④受信側のメールサーバから、受信者がメールソフトでメールを受信する

メールサーバには、送信の役割を果たすSMTPサーバと、受信の役割を果たすPOPサーバまたはIMAPサーバがあります。POPサーバの場合、受信したメールはサーバ上には残らず端末にダウンロードされ、受信者はそのメールを読みます。IMAPサーバの場合、受信したメールはサーバ上に保存され、受信者はインターネットに接続してそのメールを読み込みます。

DNSサーバはドメイン名とIPアドレスを変換する仕組みを提供するサーバです。

送ったはずのメールが届かない原因はいろいろありますが、次のような事例もあるのは頭の片隅にとどめておくとよいかもしれません。

1.送信側のシステムで、メールを送信するのに上長の承認が要るのに、上長が承認するのを失念していた
⇒上長に連絡して承認してもらいましょう

2.受信側のシステムで、受信容量に上限があるのを知らずに、大容量のファイルを添付して送信した
⇒エラーメッセージが返ってきているか確認の上、ファイルを圧縮する、分割するなどデリバリー方法を相手に相談しましょう

3. SPAMメール送信元をリスト化し公開している団体（SPAMHAUSやSPAMCOP）のリストに何らかの原因でメールサーバのIPアドレスが登録されてしまった
⇒リストから除外してもらうように申請しましょう

なお、受信側のセキュリティ設定やメールソフトのフィルタ設定によってもメールが届かない恐れがあります。催促メールを送るときには想定できませんが、例えば「Bcc:」のみにメールアドレスを書いて一斉送信するのはSPAMメールや詐欺メールと誤認されても仕方ありません。気を付けましょう。

以上（2023年11月更新）

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